Fiskalizacija 2.0. i DMS, nova era transformacije računa i poslovnih procesa

Digitalna transformacija u Hrvatskoj ulazi u fazu u kojoj račun više nije papir koji se šalje i sprema, nego strukturirana elektronička poruka koja prolazi kroz sustav, validira se i ostavlja trag. Upravo zato se o Fiskalizaciji 2.0 ne govori samo kao o novoj regulativi, nego kao o okidaču promjene načina rada, od izdavanja računa do njihove obrade, odobravanja i arhive.

Što konkretno donosi Fiskalizacija 2.0

Novi Zakon o fiskalizaciji stupio je na snagu 1. rujna 2025., a primjenjuje se od 1. siječnja 2026.: e-računi postaju obvezni u B2B/B2G odnosima, a fiskalizacija obuhvaća sve račune i načine naplate, uz slanje podataka Poreznoj upravi u stvarnom vremenu. To znači da će razmjena računa između poslovnih subjekata prijeći na standardizirani, strojno čitljiv format (npr. XML/UBL 2.1), uz jasna poslovna pravila i tehničke specifikacije koje Porezna kontinuirano objavljuje.

Za cilj fiskalizacije ističe se praćenje gospodarskih tokova gotovo u realnom vremenu, što posljedično podiže razinu transparentnosti i smanjuje nelikvidnost, ali i mijenja operativne navike unutar organizacija.

Kako DMS povezuje fiskalizaciju s poslovnim procesima

Obveza e-računa sama po sebi ne rješava svakodnevni rad. Razlika se događa kada račun od trenutka izdavanja ili zaprimanja fluidno ulazi u proces: provjerava se, dodjeljuje na odobravanje, knjiži i ulazi u arhivu, sve uz revizijski trag i kontrolu pristupa. Tu se DMS pokazuje kao „ljepilo“ koje spaja fiskalno-tehničke zahtjeve s onime što se odvija u financijama i operativi.

U praksi to znači da račun postaje objekt u sustavu, a ne datoteka u mapi: metapodaci su dosljedni, pretraživanje je trenutačno, a workflow je vidljiv. Kada se takav pristup poveže s rješenjem poput Therefore™ DMS, svakodnevne radnje od provjere i odobravanja ulaznih računa do standardiziranog spremanja događaju se uz manje ručnog rada i manje pogrešaka. Detaljnije o procesnoj strani takvog pristupa možete vidjeti kroz kontekst optimizacije upravljanja ulaznim računima.

Priprema do 2026.: od „usuglašavanja formata“ do operativnog toka

Priprema ne bi trebala stati na „tehničkom usklađivanju“. Korak prije implementacije vrijedi mapirati stvarne tijekove: tko zaprimlja račun, tko provjerava, tko odobrava i kada dokument ide u knjiženje, gdje se gube sati, gdje nastaju duplikati i gdje je potrebna evidencija. Tek kad ti koraci dobiju jasnu strukturu, fiskalno-tehnički sloj dobiva smisao.

Službena dokumentacija Porezne uprave objavljuje norme i pravila e-računa (UBL 2.1 s nacionalnim proširenjima), zajedno s tehničkim napomenama i ažuriranjima. Uspostava dosljednih metapodataka u DMS-u (dobavljač, OIB, datum dospijeća, poziv na broj, broj narudžbenice) i povezivanje s ERP-om omogućuju da fiskalni zahtjevi i operativni tokovi rade u jednom istom ritmu.

Ako dio dokumenata i dalje ulazi „van standarda“ (npr. skenirani računi ili priloge), DMS pomaže da se oni pretvore u strukturirani zapis i uđu u isti ciklus obrade. Upravo zato je korisno razmotriti kako skenirani dokument postaje dokument u sustavu, a ne datoteka u mapi. Više konteksta nalazi se u tekstu o smislenoj integraciji skeniranih dokumenata.

E-arhiviranje i transparentnost bez viška administracije

Fiskalizacija 2.0 ne završava slanjem računa, arhiva i audit trail postaju sastavni dio priče. Kada se dokument automatski smješta u pravilno označenu arhivu, sa zabilježenim verzijama i događajima, kontrola i nadzor prelaze iz „povremenog napora“ u stalno stanje sustava. U praksi to olakšava nadzore i revizije te smanjuje operativni rizik, istovremeno pomaže financijama i upravi da u svakom trenutku povuku vjerodostojan izvještaj. Smisao takve organizacije nije u formalnom „ispunjavanju obveze“, nego u svakodnevnoj učinkovitosti. Temeljne koristi upravljanja dokumentima u digitalnom okruženju lijepo se zrcale i u širem kontekstu prednosti DMS-a unutar organizacije.

Od obveze do prednosti: kako pretvoriti fiskalna pravila u bolji rad

Regulativa postavlja minimum. Prednost nastaje kada te zahtjeve iskoristite da posložite procese: jasne uloge, kratke putanje, manje ručnih provjera i jedno „mjesto istine“ za dokumente. DMS je u toj jednadžbi sredstvo za otporne navike - dokument ulazi, teče i završava gdje treba, a fiskalni sloj se „dogodi“ usput, bez dodatnog tereta za tim.

Ako želite da obveza od 2026. postane polazna točka za uredniji, brži i transparentniji rad, razuman je sljedeći korak: uskladiti tehniku i procese na istom mjestu - u sustavu koji jednako razumije račun i posao koji stoji iza njega.