Što je to DMS ili sustav za upravljanje dokumentima
Kao što mu i sam puni naziv kaže, DMS upravlja dokumentima unutar organizacije tako da pohranjuje, upravlja i prati njihove digitalne verzije unutar organizacije. Ukratko rečeno, DMS prati kolanje dokumenta unutar neke organizacije.
Bitno je razjasniti jednu dilemu s kojom se znaju susretati potencijalni korisnici u potrazi za DMS-om. Program za arhiviranje dokumenata nije isto što i DMS-a. Arhiviranje je samo jedan dio DMS sustava, zajedno s mnogim drugim funkcionalnostima.
Osim široke palete, funkcionalni DMS bi trebao biti modularan, prilagodljiv krajnjem korisniku, poveziv s drugim programima i alatima koje korisnik koristi unutar svoje organizacije (kao s, primjerice, njihovim ERP-om) no cijelo vrijeme zadržavajući kontrolu nad dokumentima, sukladno postavljenoj organizacijskoj politici ali i aktualnoj zakonskoj regulativi. Uspješno implementiran DMS svakom korisniku omogućava efikasnu distribuciju informacija ali i laku pretraživost istih. Upravo je pronalazak određenih informacija u određenom vremenskom okviru vrlo često jedan od glavnih motiva zašto korisnici kreću razmišljati o DMS-u ili sustavu za upravljanje dokumentima unutar organizacije. Informacije vrijede samo kada ih je moguće pronaći i ako se iste pronalaze u zadovoljavajućim vremenskim okvirima. Zar ne?
Važna karakteristika uspješno implementiranog DMS rješenja jest mogućnost nadogradnje. DMS, kao i ERP sustavi, nije zamišljen da se učestalo mijenja već je zamišljen da raste zajedno s organizacijom, da prati trendove na tržištu, potrebe industrije ali i individualne potrebe korisnika. Svrha DMS je olakšati korisnikovu poslovnu svakodnevicu, a ne zakomplicirati ju, stoga je vrlo bitno da je DMS jednostavan i intuitivan za korištenje.
Ukratko rečeno, DMS treba povećavati efikasnost unutar organizacije i olakšati organizaciji da dostiže svoje ciljeve.
Kada govorimo o uspješno implementiranom DMS-u, nužno je spomenuti i sigurnosni aspekt DMS-a. DMS omogućava korisniku kontrolu prava pristupa informacijama, ali i kontrolu prava na izmjenu sadržaja. U praksi to znači da se, primjerice, točno zna tko je radio određeni Ugovor i tko je radio određene izmjene na istom te da se jasno zna koja je zadnja i aktualna verzija nekog Ugovora.
Inicijativa kod nekih korisnika za DMS-om se javlja kada imaju neki proces gdje postoji potreba za odobravanjem digitalnih dokumenata. Vrlo često, u praksi, takvi zahtjevi dolaze iz odjela financija.
Primjerice, moguće je definirati da je za plaćanje računa do određenog iznosa dovoljna potvrda voditelja odjela, dok je za račune iznad definiranog iznosa potrebna potvrda CFO-a.
Kod nekih korisnika inicijativa za DMS-om dolazi iz potrebe da sustav šalje obavijesti.
Uzmimo za primjer Ugovore koji imaju definiran vremenski period na koji su sklopljeni. Kako bi se na vrijeme isti Ugovori obnovili i korisnici neke usluge kontaktirali, osobi koja je zadužena za pojedini Ugovor može u dogovornom vremenskom periodu stići obavijesti da navedeni Ugovor istječe. Ukoliko odgovorna osoba ne reagira, utoliko se može podesiti da iz DMS-a nadređenoj osobi dolazi obavijest da spomenuti Ugovor istječe.
U ovom blogu spomenuli smo samo dio funkcionalnosti koje opisuju što je to uistinu DMS ili sustav za upravljanje dokumentima unutar organizacije. Također, opisan je samo mali dio mogućnosti i tijekova rada koji se mogu optimizirati implementacijom DMS-a. Uz odabir rješenja koji uistinu ispunjava opisane funkcionalisti i pouzdanog partnera koji isti DMS implementira, može se reći da je mašta jedina granica te da vaša organizacija može doživjeti pravu revoluciju u svome poslovanju.
A vi? Vi ćete imati više vremena i resursa posvetiti se onome što nabolje radite, vašem primarnom poslovanju.