MPS ili managed print services je usluga kojom vi ostvarujte bezbrižnost nad cijelom vašom ispisnom infrastrukturom. Potpunu brigu za sve vaše printere, multifunkcijske i fotokopirne uređaje preusmjeravate na MPS partnera.
Osim svakodnevne brige za vaše ispisne uređaje, kao što su primjerice popravci, zamjena i dostava potrošnog materijala, instalacija upravljačkih program i sl., zadaća MPS partnera je i izrada politike printanja, skeniranja i umnožavanje dokumenata unutar vašeg društva.
Uloga MPS partnera jest i razvoj buduće strategije za te iste procese koja bi korisniku pomogla ostvariti uštede i optimizirati procese. U svim navedenim zadatcima bitno je naglasiti da MPS partner mora imati dozu proaktivnosti.
Uvođenje MPS usluge donosi brojne prednosti, a najvažnije su:
- Potpuna kontrola nad vašim printerima, multifunkcijskim i fotokopirnim uređajima
- Smanjenje troškova ispisa
- Povećanje produktivnosti, pogotovo IT odjela
- Veća razina sigurnosti povjerljivih informacija unutar organizacije
- Smanjenje štetnih učinaka na okoliš
Uvođenje MPS usluge započinje, prije svega, kvalitetnom analizom postojećeg stanja te izradom strategije uvođenja MPS usluge. Zahvaljujući programima koji se koriste, vrlo brzo se uspostavlja kontrola nad svim ispisnim uređajima unutar organizacije. Kontrola podrazumijeva sustav identifikacije nad uređajima putem pina ili kartice.
Što to znači za korisnika? Ispis na uređaju ne započinje dok se korisnik ne prijavi na uređaj putem definiranog načina prijave. Za sigurnost informacija unutar organizacije to znači da nitko drugi ne može preuzeti ispisani dokument osim ovlaštene osobe. Takav način korištenja usluge omogućava jasno i transparentno izvještavanja. Primjerice, postoji mogućnost izvještavanja o utrošenim ispisanim stranicama po pojedinačnom korisniku ili odjelu. Također, izvještaji mogu biti vrlo detaljni u smisli da pružaju jasnu sliku o potrošnji ispisa u boji, koliko se koristi skeniranje i tko se ne pridržava preporuke za preferiranjem obostranog ispisa.
Jedan od glavnih motiva da korisnici krenu investirati svoje vrijeme i resurse u MPS ili managed print services uslugu su financijske uštede. Prilike koje se otvaraju uvođenjem MPS usluge i koje u praksi rezultiraju uštedom jesu sama činjenica da postoji kontrola i da postoji detaljni sustav izvještavanja o potrošnji korisnika. Uvođenjem automatskih pravila i politika ispisa, primjerice, može se postaviti da je predefinirani ispis crno-bijeli, a da se boja koristi isključivo po potrebi ili da je ispis u boji dozvoljen samo za odjel prodaje. Također se može postaviti pravilo da se svi dokumenti koji sadržavaju više od 5 stranica ne ispisuju na stolnom uređaju, već se automatski preusmjeravaju na najbliži katni multifunkcijski uređaj koji ima najpovoljniji ispis. Koliko će financijske uštede u konačnici iznositi uvelike ovisi o samoj discipliniranosti svih korisnika unutar organizacije.
Povećanje produktivnosti uvođenjem MPS usluge zasigurno među prvima osjete IT odjeli jer nemaju više brige za administriranjem pisača, instalacijom upravljačkih programa ili naručivanjem potrošnog materijala. Kada govorimo o prednostima MPS-a svakako se mora spomenuti i pozitivan efekt na okoliš. Naime, MPS usluga svakako utječe na smanjenje broja ispisanih stranica, a samim time i smanjenje potrošnje papira.