Sustav za upravljanje dokumentima unutar organizacije ili DMS jest skraćenica od engleskog termina Document Management System.
No koja je zapravo osnovna funkcija DMS-a? Kao što mu i sam puni naziv kaže, DMS upravlja dokumentima na način da pohranjuje, upravlja i prati njihove digitalne verzije unutar organizacije. Ukratko rečeno, DMS prati kolanje dokumenta unutar neke organizacije.
Efikasna pretraga i uređivanje dokumenata
Ušteda vremena jednostavnim pretraživanjem dokumenata putem ključnih riječi ili definiranim indeksnim vrijednostima. Uz informacijske ikone i prozore imate trenutan uvid u status i format dokumenta. Svako uređivanje i izmjena dokumenta jasno su vidljivi čime se osigurava sljedivost i transparentnost.
Digitalizacija i ahiviranje dokumenata
Jednostavan i brz način pretvaranja fizičkih, papirnatih dokumenata u digitalne skeniranjem koje omogućuje automatsko prepoznavanje i razvrstavanje dokumenata uz sigurno pohranjivanje dokumenta u digitalnom obliku koje omogućuje pohranjivanje velike količine dokumentacije. Dokumentaciju je moguće čuvati neograničeno ili određeni broj godina, sukladno zakonskim propisima.
Integracija
DMS se vrlo jednostavno povezuje s drugim, postojećim sustavima unutar pojedine organizacije. Najčešće se povezuje s ERP rješenjima te raste s drugim sustavima i organizacijom, prilagođava se potrebama i zahtjevima tržišta i same organizacije.
Sustav obavijesti/notifikacija
Odgovorne osobe za pojedine procese ili dokumente dobivaju informacije poput zahtjeva za pregled i odobrenje, istek važenja pojedinog dokumenata i slično. Uz sustav za upravljanje dokumenata nema straha od propusta jer notifikacije dobiva više odgovornih osoba u definiranim vremenskim intervalima, ovisno o individualnim postavkama svakog klijenta.
Izvještavanje
Jednostavna izrada izvještaja u realnom vremenu integracijom sustava za upravljanja dokumentima s rješenjima za analitičko izvještavanje, kao što je Power BI i SQL-a. Pripremanje statističkih izvještaja prema individualnim potrebama i postavljenim indeksnim vrijednostima svakog pojedinog korisnika, dostupna u samo nekoliko klikova.
Sigurnost
Postavljanjem jasnih tijekova procesa unutar organizacije te prava pristupa pojedinim dokumentima putem atributa, osigurava se da određeni dokumenti budu dostupni samo pojedinim djelatnicima ili grupama djelatnika, ovisno o prirodi posla, zahtjevima radnih mjesta i ovlaštenjima. Uz postavke odobravanja pristupa i digitalni potpis vaši dokumenti su sigurni.
DMS je mnogo više od digitalne arhive, ali digitalna arhiva je sastavni dio DMS-a.
Jednostavno rečeno, DMS je sustav za upravljanje informacijama unutar društva. Funkcionalnosti DMS-a su interaktivna pretraga, slanje i primanje obavijesti, automatsko definiranje procesa, izvještavanje i dr.
Digitalna arhiva, kako sam naziv govori, isključivo je arhiva, ali u digitalnoj formi.
Može. Upravo takve poslovne odluke povećavaju korisničko iskustvo i zadovoljstvo korištenja DMS-om. Jedan od preduvjeta je da ERP podržava integraciju s drugim programskim rješenjima, no velika većina programskih rješenja na tržištu je otvorena za razne integracije
Zašto? Zato što idealnog rješenja za krajnjeg korisnika u vidu korištenja samo jednog programa nema, već se u većini slučajeva radi o kombinaciji i integraciji nekoliko programa. Primjerice, integracija DMS-a s ERP-om ili integracija DMS-a sa CRM-om.
Među našim uspješnim integracijama, mogu se pronaći mnoga svjetska i lokalna programska rješenja, od kojih ćemo navesti samo neka: SAP, Pantheon, Luceed, Apross, DocuSign, Office 365 i dr.
Naravno. Digitalno potpisivanje je jedna od najčešćih funkcionalnosti koja društva implementiraju, bez obzira o kojem procesu unutar DMS-a govorimo. Potpisivanje može biti ostvareno korištenjem certifikata od strane FINA-e ili AKD-a ili pak putem rješenja trećih strana kao što su DocuSign, Scrive, Adobe Sign i sl.
U našem portfoliju zadovoljnih korisnika usluga imamo društva koja imaju manje od 5 zaposlenih do društava koja broje nekoliko tisuća zaposlenika i posluju u nekoliko zemalja. Jedini ispravan odgovor je da društva možemo razdvojiti na ona kojima je bitno upravljati svojim informacijama te koja žele optimizirati poslovne procese i na ona koja su spremna preuzeti rizike neulaganja u suvremene tehnologije koje podižu produktivnost te pridonose jasnijem i transparentnijem poslovanju.
Unutar naše ponude postoji nekoliko modela koji podržavaju i kupnju DMS programskog rješenja i najam DMS-a kroz tzv. SaaS, tj. „Softver as a Service“.
Naš stručni tim radi pregled postojećeg okruženja i računalne infrastrukture, upoznaje s minimalnim tehničkim preduvjetima koji trebaju biti zadovoljeni za uspješnu instalaciju te daje određene preporuke i smjernice. Za uspješnu DMS instalaciju moguće je koristiti vlastite kapacitete, no naravno moguće je koristiti i sve popularniju uslugu u oblaku.
U tom slučaju, svi podaci se nalaze na poslužiteljima proizvođača koji su bazirani na Microsoft tehnologiji i sve popularnijim Azure servisima.
Kako bi se zadovoljile sve regulative i zakonske odredbe Europske unije, poslužitelji, a samim time i podaci se nalaze na teritoriju Europske unije. Točnije, poslužitelji su locirani u Nizozemskoj i Irskoj te su osigurani dodatnom pohranom koja se izvršava vrlo često, više puta u jednom danu.
Povuci za više sadržaja
Mario Klarić, predsjednik uprave
PROFESSIO ENERGIA d.d.
„Pomoću DMS programskog rješenja ThereforeTM, informacije kreiramo, dijelimo, organiziramo i pohranjujemo na siguran i efikasan način. Svi dokumenti su dostupni istog trenutka kada su i napravljeni. Pristup digitalnoj dokumentaciji imamo s bilo kojeg mjesta i u bilo koje vrijeme. Usluga održavanja cjelokupnog sustava je odlična. Zadovoljni smo odnosom koji imamo s našim pružateljem usluge, jer su vrlo stručni, kvalitetni i pouzdani.“
Marko Josip Andrijanić, CEO
Enikon Aerospace d.o.o.
„Iskustvo poslovanja s društvom OGANJ d.o.o. je odlično. Počevši od nuđenja rješenja, prezentacije, izrade rješenja te same implementacije, a uz poštivanje svih rokova. Rješenje koje smo implementirali značajno nam je olakšalo i ubrzalo verifikaciju ulaznih računa, pretragu dokumenata koji su u digitalnoj arhivi te općenito olakšalo poslovanje. S naše strane najbolje preporuke u bilo kojem poslovnom smislu.“
Marko Čmarec, Internal auditor
Interkapital d.d.
„Iskustvo suradnje s OGANJ d.o.o. je više nego odlično. Sve je bilo implementirano u dogovorenim rokovima, zatim testirano s naše strane te pušteno u produkciju. Rješenje isporučeno od OGANJ d.o.o. nam je olakšalo i ubrzalo poslovanje, jer su nam sada dokumenti dostupni na klik, a više nemamo proces traženja po registratorima, skeniranja i slanja ugovornim stranama. Svakako preporuke u bilo kojem poslovnom smislu.“