Sustav za upravljanje dokumentima, Document management system ili DMS - sve su to nazivi sa istim značenjem iza kojih se krije sustav koji prati dokument od njegova nastajanja pa sve do arhiviranja istog. 
Ukratko rečeno, DMS je sustav koji prati putovanje nekog dokumenata unutar cijele organizacije. 

 

U praksi vrlo je često glavni motiv korisnika koji krenu istraživati opcije DMS-a ili ponuđače istog na tržištu njihova kontinuirana borba s arhiviranjem dokumenata, nepregledne hrpe registratora punih dokumentacije te mnogo zarobljenih kvadrata vlastite nekretnine ili nekretnine u najmu samo za čuvanje dokumentacije. Kada se kvadrati okupirani arhivskom građom pretvore u oportunitetni trošak tada vrlo često cijela priča potrage za DMS-om još više dobiva na važnosti.

 

Vrlo bitno je za naglasiti da je Document management ili DMS daleko više od samog arhiviranja. Rješenja koja se predstavljaju na tržištu kao DMS rješenja, a nude samo funkcionalnost pohrane dokumentacije nisu document management sustavi, tj. nisu rješenja za upravljanje dokumentima. DMS sustav je prije svega modularan, prilagođava se korisniku, njegovoj djelatnosti i potrebama, otvoren je za daljnje integracije i povezivanje s drugim rješenjima koje korist korisnik, primjerice ERP rješenja no cijelo vrijeme zadržavajući svoju glavnu funkcionalnosti, a to je da upravlja dokumentom unutar organizacije od njegova nastajanja do arhiviranja. Neke od prednosti koje bi korisnici DMS-a već u kratkom roku trebali osjetiti jesu laka pretraživost dokumenata i pouzdana distribucija istih. Naime, s DMS-om se više ne može dogoditi da se ne zna kod koga je neki račun ostao na odobravanju.
 

Iz našeg iskustva jedna od funkcionalnosti koja krajnjim korisnicima uvelike olakšava njihovu poslovnu svakodnevicu jest sustav slanja obavijesti. Zamislite samo sve Ugovore koje ima sklopljeno vaše društvo. Datum i vremenski period na koji je isti sklopljen je vrlo često jako bitan podatak za poslovne procese. No što se događa kada potrebna informacija nije dostupna u pravo vrijeme ili naprosto nije informirana odgovorna osoba za navedeni Ugovor? Događa li Vam se možda neka propuštena prilika, zaboravili ste na vrijeme obnoviti Ugovor s korisnikom ili iz ne pravovremene reakcije nastaje neki drugi nepoželjan trošak za društvo? Sve su to situacije koje se sa sustavom izvještavanja mogu izbjeći ili samim time smanjiti izloženost društva prema takvim situacijama. 
 

Zamislite primjerice da imate Ugovor s krajnjim korisnikom vaše usluge sklopljen na 24 mjeseca. Sustav se može postaviti da primjerice 3 mjeseca ranije odgovorna osoba iz vaše organizacije dobiva obavijest na e-mail da spomenuti Ugovor istječe. Ukoliko odgovorna osoba ne reagira pravodobno, sustav se može podesiti na način nadređenoj osobi dolazi obavijest koja onda ima priliku pravovremeno reagirati i prevenirati neki neizbježan scenarij.  
 

Ima li vaše društvu implementiranu neku normu, DMS mu lako omogućava praćenje popratne dokumentacije i njihovih aktualnih verzija. Sigurno vam je poznat scenarij, da ste pronašli dokument koji tražite no niste više sigurni koja je zadnja ili aktualna verzija tog istog dokumenta. Procesi u kojima se DMS također pokazao koristan su: predavanje zahtjeva za godišnji odmor, evidencija ulazne pošte, evidencija putnih naloga kao i izrada izvještaja sa svjetski poznatim alatima kao što je Power BI.

Zaintersirani ste za uslugu?