Blog 24.06.2021

Skenirali ste dokument i što sada?

Kao društvo kojem je jedna od glavnih djelatnosti najam multifunkcijskih uređaja koji, kao što im i sam naziv govori, imaju mogućnost skeniranja, bilježimo iz mjeseca u mjesec eksponencionalni porast skeniranja. Iz navedenog možemo zaključiti da se količina produciranih dokumenata ne smanjuje, već se mijenja kultura razmjene istih, što unutar organizacije, a što van iste.


Iz razgovora s korisnicima i analize njihovog poslovanja, iz aspekta razmjene dokumenata unutar organizacije, saznajemo iz prve ruke koje je odredište tih skeniranih dokumenata. U većini slučajeva dolazimo do zaključka da se potencijal skenirane dokumentacije ne koristi u potpunosti. Zašto? Zato što nisu jasna pravila pohrane dokumentacije svim dionicima društva, zato što nisu definirana pravila dostupnosti, pretrage između odjela i predmeta. Također, intrigira podatak da je dosta skeniranih dokumenata pohranjeno u nekim privatnim mapama, pa se ne događa rijetko da se neki dokumenti višestruko skeniraju. Skeniranju se teži da bi se postigla optimizacija i digitalizacija poslovanja, no postavlja se pitanje je li optimalan takav sustav koji nema definirana pravila skeniranja, popisane procese, definiranu hijerarhiju dostupnosti dokumenata, mogućnost kvalitetna pretrage i sl.


Kao društvo kojem je također jedna od glavnih djelatnosti i implementacija DMS sustava, vrlo često nas pitaju što je potrebno da se postigne harmonija u njihovom društvu iz aspekta pohrane, razmijene i arhiviranja dokumentacije. Na prvo mjesto stavljamo svijest dionika da je potrebna promjena, na drugo stavljamo zavidnu dozu ustrajnosti i upornosti da se provede promjena. Onda dolazi tehnologija, dolazi DMS rješenje koje sve gore navedeno provodi u djelo. Naravno, s druge strane je potrebno razumijevanje implementatora u interne procese društva, poznavanje trendova iz svijeta digitalizacije, iskustvo u radu na sličnim projektima i, naravno, poznavanje rješenja, tj. tehnološkog sustava koji se implementira. Stoga, sve navedeno ne postiže se samo od sebe, veće je potrebno odgovarajuće programsko rješenje.


Sljedeći puta kad uzmete u ruke neki dokument i započnete proces skeniranja, dobro razmislite koristite li uistinu puni potencijal skeniranog dokumenta i što biste sve, uz odgovarajuću tehnologiju, mogli postići s njim?