Kako optimizirati proces skeniranja za veću efikasnost na radnom mjestu?
Svjetski trendovi, kao i informacije koje dobivamo od naših klijenata, ukazuju na eksponencijalni porast skeniranja iz mjeseca u mjesec. Iako digitalizacija dokumentacije i uredskog poslovanja u teoriji imaju velike prednosti, ovi se procesi najčešće odvijaju stihijski, bez unaprijed definiranih procedura i pravila. Upravo se u tome krije potencijalno velik problem koji može stati na put realizaciji njihovih prednosti i utjecati na smanjenje radne efikasnosti.
Više informacija o rješenju koje bi moglo povećati razinu organizacije posla i učinkovitosti rada zaposlenih donosimo u nastavku!
Iskustva iz prakse: problemi sa skeniranjem smanjuju učinkovitost
Iz razgovora s korisnicima i analize njihovog poslovanja, dolazimo do zaključka da se potencijal skenirane dokumentacije najčešće ne koristi u potpunosti. Za to postoji nekoliko osnovnih razloga, a glavni je nedostatak pravila pohrane dokumentacije. Primjerice, pohranjivanje skenirane dokumentacije u privatne mape, umjesto u dobro organizirane dijeljene mape, dovodi do toga da se jedan dokument nepotrebno skenira nekoliko puta.
Nepostojanje kvalitetnog sustava upravljanja i razmjene digitalne dokumentacije može dovesti do još nekih problema u poslovanju, kao što je otežano pretraživanje dokumentacije i informacija unutar organizacije.
Uz to, nameće se i pitanje sigurnosti informacija, koju je bez naprednijih tehnoloških rješenja vrlo teško regulirati. Pojednostavljeno, sigurnost informacija odnosi se na mogućnost regulacije pristupa određenog računa, odnosno zaposlenika, pojedinim informacijama ili dokumentu, bilo na razini pojedinca ili cijelog tima.
Skeniranju i digitalizaciji se teži da bi se postigla optimizacija poslovanja, no postavlja se pitanje je li optimalan takav sustav koji nema definirana pravila skeniranja, popisane procese, definiranu hijerarhiju dostupnosti dokumenata, mogućnost kvalitetne pretrage i slično.
Rješenje za veću produktivnost u uredu
Klijenti nas često pitaju što je potrebno kako bi se postigla harmonija u njihovoj organizaciji iz aspekta pohrane, razmjene i arhiviranja dokumentacije. Naravno, svaka je situacija individualna, no ipak postoji nekoliko stvari koje će digitalizaciju poslovanja podići na novu razinu:
- Na prvo mjesto stavljamo svijest o trenutnoj situaciji, odnosno svijest o tome da je potrebna promjena te da trenutne prakse koče ostvarivanje maksimalne učinkovitosti rada,
- Slijedi zavidna doza ustrajnosti i upornosti da se provede promjena koja će maksimizirati potencijal digitalizacije,
- Nakon čega uskače tehnologija, odnosno DMS (Document Management System) rješenje koje sve gore navedeno provodi u djelo.
DMS sustavi, osim povećanja preglednosti, organiziranosti dokumentacije, ali i njene sigurnosti, imaju još cijeli niz prednosti, posebice ako se radi o custom-made rješenju skrojenom po potrebama vaše tvrtke. Canonov DMS Therefore jedno je od najboljih takvih rješenja zbog svoje modularnosti i prilagodbe individualnim potrebama, ali i dostupne korisničke podrške na hrvatskom tržištu.
Naravno, za uspješnost ovakvog projekta bit će potrebno razumijevanje implementatora u interne procese društva, poznavanje trendova iz svijeta digitalizacije, iskustvo u radu na sličnim projektima i, naravno, poznavanje rješenja, tj. tehnološkog sustava koji se implementira. Kao Canonov službeni partner zadovoljavamo sve ove kriterije, stoga nam se s povjerenjem možete obratiti za konzultacije o mogućnosti implementacije Document Management sustava u poslovanje.