DMS - potreba, a ne luksuz - mit ili stvarnost?
DMS (Document Management System) ili sustav za upravljanje podacima je proces pohranjivanja digitalnih i fizičkih dokumenata putem software-a. Njegove osnovne funkcije su kreiranje, pohranjivanje, upravljanje i praćenje digitalnih dokumenata, čime se uvelike olakšava poslovanje i osigurava veća preglednost nad podacima kojima tvrtka upravlja.
Osim automatizacije upravljanja dokumentima, DMS omogućuje i ostale funkcionalnosti poput povećane sigurnosti i jednostavnije suradnje na projektima. Iz tog razloga, prilikom odabira DMS-a idealnog za vaše poslovanje, bitno je obratiti pažnju na potrebe tvrtke i funkcije DMS-a, koje se razlikuju od sustava do sustava. Osim odabira kvalitetnog DMS rješenja, bitno je odabrati kvalitetnog, stručnog i pouzdanog pružatelja usluge implementacije i održavanja navedenog rješenja.
Donosimo vam pregled osnovnih funkcionalnosti DMS-a i prednosti koje takvi sustavi mogu osigurati tvrtkama, ali i neke od razloga koji su kamen spoticanja prilikom donošenja odluke o njihovom korištenju.
Osnovne prednosti korištenja kvalitetnog DMS-a
1. Sigurnost podataka
Povećana razina sigurnosti jedna je od osnovnih prednosti korištenja DMS-a. Funkcija kontroliranja pristupa datotekama osigurava da pojedinim informacijama mogu pristupiti isključivo osobe kojima su one namijenjene. Ovo se može primijeniti na pojedince, timove, cijele odjele ili čak i vanjske suradnike.
2. Mogućnost pohranjivanja različitih datoteka
Tvrtke ne raspolažu isključivo tekstualnim dokumentima, stoga se od kvalitetnog DMS-a očekuje da podržava različite formate datoteka. Čim više formata datoteka DMS podržava, tim je kvalitetniji, jer osigurava veću fleksibilnost u poslovanju.
3. Pretraživanje za brzo lociranje i pristup dokumentima
Jednostavnost lociranja i pristupa pojedinim datotekama i informacijama omogućuje učinkovitije korištenje vremena u poslovanju. Umjesto “kopanja” po registratorima i fizičkoj dokumentaciji ili datotekama u računalu, pretraživanje uz pomoć integrirane tražilice minimizira vrijeme koje je potrebno izdvojiti za pronalazak pojedine informacije. To je svakako veliki plus za svaku tvrtku, bez obzira na veličinu ili industriju u kojoj posluje.
4. Praćenje povijesti dokumenata i kontrola izmjena
DMS bilježi izmjene napravljene na dokumentima i datotekama, što omogućuje njihovo učinkovitije upravljanje, ali i sigurnost da nije došlo do izmjena sadržaja koje možda nisu trebale biti napravljene. Sustav osigurava transparentan pregled svih promjena učinjenih na pojedinom dokumentu, čime se olakšava i revizija dokumentacije. Osim toga, kvalitetan DMS trebao bi osigurati i sigurnosne kopije datoteka, kako ne bi došlo do iznenadnog gubitka podataka.
5. Jednostavnost i brzina korištenja
Sve do sada navedene funkcije omogućuju veliku brzinu upravljanja podacima, koja utječe na povećanje razine produktivnosti, ali i smanjenje operativnih troškova.
Potreba ili luksuz?
DMS je već prilično učestala pojava u razvijenim tvrtkama, iako ga mnogi još uvijek smatraju nepotrebnim luksuzom bez kojeg se može poslovati. No je li to uistinu tako?
Implementacija DMS-a zahtijeva dodatna ulaganja, ali i početno učenje i privikavanje zaposlenika na njegovo korištenje, što su uglavnom glavni “problemi” koji utječu na odluku o prelasku na ovakav digitalni način poslovanja.
S druge strane, gotovo sve tvrtke mogu značajno profitirati njegovom upotrebom. Ovakvi sustavi drastično pojednostavljuju i ubrzavaju upravljanje poslovnim podacima i dokumentima, pa mogu imati značajan utjecaj na poslovanje jer zaposlenicima omogućuju fokusiranje na samu srž njihova posla. Naravno, tu su i ostale funkcionalnosti poput ograničavanja pristupa dokumentima, povećane sigurnosti te uvida u prošlost razvoja pojedinih dokumenata.
Ono što je svakako najvažnije prilikom odluke o implementaciji DMS-a je odabir kvalitetnog rješenja koje će uistinu osigurati sve navedene prednosti za poslovanje. Dobar primjer toga je Therefore, Canon sustav za upravljanje informacijama koji u jednom sučelju omogućuje učinkovitu, jednostavnu i sigurnu pohranu, upravljanje i procesuiranje svih vrsta poslovnih informacija.
U konačnici, odluka o implementaciji DMS-a je na pojedincu, iako s obzirom na opću digitalizaciju poslovanja, vjerujemo kako je ona neizbježna, ako ne danas, onda u bližoj budućnosti.