Digitalizacija preko noći, stvarnost ili mit?

Mobilni ured, kućni ured ili rad od doma sve su popularniji izrazi. S obzirom na trenutne okolnosti s kojima se nosi cijeli svijet, pandemija virusa COVID-19, ti pojmovi se intenzivno koriste bez obzira koji medij pratite. Ne govori se više o njima kao beneficijama, ne govori se o njima iz perspektive fleksibilnog poslodavca već kao nalog nadležnih resora. Kako se preko noći prebaciti na rad od doma? Što je sve potrebno da taj rad uistinu bude i produktivan? Kako raditi na dugi rok od kuće, a ne gubiti na efikasnosti? Kako voditi tim s udaljenosti?

Trenutno smo okruženi mnogim člancima i savjetima kako si organizirati radni dan od doma, kako motivirati tim s udaljenosti ili koju opremu kupiti za kućni ured. Alati kao Zoom, Microsoft teams i Skype su doživjeli pravu eksploziju svoje popularnosti. No, da bi rad od doma uistinu bio i produktivan potrebno nam je puno više od laptopa ili računala, pristupa internetu i nekog manjeg multifunkcijskog ispisnog uređaja za kućne potrebe. Slažete li se? Neke kompanije, da bi ostvarile i one minimalne uvijete za rad od doma, trebale su uložiti znatna sredstva. Kako biti siguran da su takve investicije, u vrijeme kada se govori o jednoj o najvećih ekonomskih kriza koja nam je zakucala na vrata, uopće isplative?

Potrebne su nam informacije, informacije koje su srž svakog poslovanja. Kako imati dostupnost informacija, a pritom ne ugroziti sigurnost sustava ili jednostavno rečeno, kako u toj mobilnosti rada od kuće osigurati i dalje transparentnost i da djelatnici imaju dostupne informacije koje su sukladne s njihovim radnim mjestom. Sve su to izazovi s kojima su se neke firme suočile preko noći. Preko noći su trebale postati digitalizirane, fleksibilne, mobilne i pritom ne raditi kompromise u vidu svoje produktivnosti.

Izuzetno je bitno naglasiti, ako uistinu govorimo o digitalizaciji nekog društva, da ne govorimo o utrci, već maratonu. Maratonu za koji je potrebna znatna doza predanog i kontinuiranog rada te, naravno, pripadajuća softverska rješenja. Potpunu digitalizaciju društva je teško, usudili bismo se reći, nemoguće zamisliti bez document management rješenja, tj. DMS-a. ERP rješenje je kostur svakog društva, dok je DMS krvotok društva putem kojeg kolaju dokumenti i informacije. Jedno bez drugog ne mogu funkcionirati, zar ne?

Situacija u kojoj se doslovno cijeli svijet preko noći našao, da smo svoje radne zadatke i poslove trebali nastaviti iz svog doma, je važnost ulaganja u digitalizaciju poslovanja kod mnogih organizacija stavila na visoku listu prioriteta. Kod mnogih organizacija se o document managementu više ne govori kao nečemu što se nalazi na listu njihovih kratkoročnih ili srednjoročnih planova, već se govori kada će krenuti s istim. No, nije sve baš tako jednostavno, zar ne?

Projekt digitalizacije nekog društvo zahtjeva temeljito snimanje stanja, zahtjeva procijene rizika, popratni niz radionica prije, za vrijeme i nakon implementacije kako bi se pružatelj DMS usluge bolje upoznao s prirodom društva. Uvijek je poželjno iskustvo na istim ili sličnim projektima kod pružatelja documenta management usluge, no ono što svim dionicima projekta mora biti jasno jest da je svako društvo za sebe, da svako društvo ima neke svoje specifičnosti i da upravo te specifičnosti u projektima predstavljaju jedne od najvećih izazova, naravno uz svima nama dobro poznat ljudski faktor.

Ovo izazovno vrijeme vam je zasigurno pokazalo gdje nastaje „usko grlo“ u vašoj organizaciji, gdje zaostajete za konkurencijom, koji članovi tima vam bolje funkcioniraju u izazovnim situacijama i koji se brže prilagođavaju na nastale promijene. Zasigurno ste dobili i dojam koliko ste uistinu digitalizirani kao društvo, koliko zapravo bitnih dokumenata vam je još uvijek pohranjeno u registratorima, koliko oviste jesu li kolege pohranile neki dokument u prikladnu mapu na serveru. Sve navedeno, a i mnogo više, uzmite kao jedan dragocjeni resurs koji ste kao društvo dobili iz ove cijele nezavidne situacije. Neka vam navedeno iskustvo bude motiv da konačno započnete s pravom digitalizacijom vašeg društva ili da se s većom pozornosti primite možda već započetog projekta. Shvatite da je ovo vrijeme idealno da možda već neke postojeće instalacije podignete na impozantniju razinu te proširite i na ostale odjele unutar društva. No, ne zaboravite da je digitalizacija proces, te ne radite kompromise i ne preskačite bitne korake o kojima ovisi uspješnost vašeg projekta. Ako vas zanima više koji su to koraci da implementacija document managementa u vaše društvo bude uspješna, kontaktirajte naš document management tim koji će vam na primjerima iz prakse pokazati kako su određene izazove riješili kod krajnjih korisnika.