6 prednosti DMS-a ili sustava za upravljanje dokumentima unutar organizacije

U svijetu uspješnih organizacija DMS ili sustav za upravljane dokumentima se sve više smatra kao nužna potreba, a sve manje kao luksuz. Također, da je DMS potreban ili rezerviran samo za korporacije s velikim brojem zaposlenika također postaje mit. S tim mitom odlazi u povijest i još jedna zabluda, da si DMS mogu priuštiti samo velike organizacije. 
Ako vam se čini da gotovo na dnevnoj bazi tražite neki dokument, pretražujete arhivu ili niste sigurni koja je zadnja verzija usuglašenog odgovara, to vas čini idealnim kandidatom za DMS. Isplativost DMS-a i cijele investicije implementacije sustava za upravljanje dokumentima nije uvjetovana brojem zaposlenika već što određeni procesi znače za organizaciju.

1. Smanjenje troškova arhiviranja

Na dnevnoj bazi slušamo o porastu cijena nekretnina, kako za privatne tako i za poslovne korisnike. Bilo da ste vlasnik prostora ili iznajmljujete prostor u kojem pohranjujete svoju arhivu, postavlja se pitanje možete li navedeni resurs iskoristiti na optimalniji i profitabilniji način. Nadalje, javlja se pitanje i oportunitetnog troška, tj. troška propuštenih prilika s takvim raspolaganjem imovine. U svijetu kada svoje poslovanje možete voditi s bilo koje lokacije, uz pomoć nekog pametnog uređaja, treba li vam mnoštvo registratora zarobljenih u dragocjenima kvadratima nekog poslovnog prostora? Ako je prostor vaše vlasništvo sigurno ga možete prenamijeniti u neku korisniju svrhu, a ako vam je arhivski prostor u najmu, otvara se potencijal za uštedom ili prenamjenom tih sredstva.

2. Fleksibilnost

Koliko puta vam se dogodilo da u određenom trenutku trebate informaciju, no ista vam nije dostupna? Koliko puta ste nazvali nekog od kolega u ured da vam pošalje neki dokument jer vama nije dostupan izvan ureda? Koliko puta taj isti kolega ili kolegica nije uspio iz prve pronaći vama potreban dokument? Poslovanje se odavno više ne veže samo za ured ili sjedište neke organizacije. Uspješno poslovanje danas je fleksibilno poslovanje. Danas se sve više spominju uredi od kuće, fleksibilno radno vrijeme, skraćeni radni tjedan i slično. No, da bi takav način poslovanja funkcionirao potrebna mu je i odgovarajuća infrastruktura. Pod odgovarajućom infrastrukturom svakako se misli i na DMS ili sustav za upravljanje dokumentima unutar organizacije.

3. Povećanje sigurnosti dokumenata i informacija unutar organizacije

Bit povjerljivih dokumenta i informacija jest da isti ostanu povjerljivi, tj. da su dostupni samo određenim osobama kojima su i namijenjeni. Zašto je to jedna od prednosti DMS-a? DMS omogućava svojim korisnicima upravo to, da njihovi povjerljivi dokumenti ostanu povjerljivi. Zbog formiranja sigurnosnih politika unutar organizacije i definiranja politike pristupa dokumentima unutar DMS-a postiže se da djelatnici imaju pristup potrebnim informacijama sukladno njihovom radnom mjestu, dok im dokumenti koji nisu predviđeni za to radno mjesto ostaju nedostupni. Kada govorimo o sigurnosti,  moramo svakako spomenuti i takozvani backup podataka koji DMS pruža. Primjerice, u slučaju neke elementarne nepogodne vaši podatci su sigurni, što ne možete reći i za svoju arhivu u papirnatom obliku.

4. Povećanje efikasnosti unutar organizacije

U današnjem svijetu kada veliku većinu stvari možemo kupiti novcem, vrijeme je nešto što nam je još uvijek nedostupno. Pokušajte sami sebi bilježiti koliko vremena u svome uredu potrošite na traženje određenih informacija. Također, pokušajte izračunati o kolikoj količini utrošenog vremena se radi, recimo na mjesečnoj bazi. Pokušajte istu računicu upotrijebiti unutar svog tima ili odjela. Zasigurno ćete se neugodno iznenaditi dobivenim rezultatom.
Sada pokušajte razmisliti na koji drugi način biste vrijeme provedeno u potrazi za potrebnim dokumentima mogli efikasnije iskoristiti. Vaša organizacija raste kada se uspijevate fokusirati na ono što najbolje radite, na ono što vam je takozvani „core business“, a složit ćemo se da vam „core business“ nije potraga za vašim dokumentima i informacijama. 

5. Distribucija dokumenata i lakša pretraživost

Distribucija dokumenata je jedna od prednosti DMS-a koju krajnji korisnici vrlo često spominju kao prednost koja im je olakšala njihovu svakodnevicu. Kada toj funkcionalnosti dodamo još da se distribucija dokumenata može postaviti da se vrši automatizmom, njihova svakodnevica, bez sumnje, postaje lakša i efikasnija. Nema više onog straha da se nešto zaboravilo ili predvidjelo, to je sada zadatak DMS-a. Laka pretraživost dokumenata, pretraživost po nekoliko vrsta kategorija i kriterija će vašu pretragu svesti na minimum. Ako tome dodamo da DMS ima i mobilnu aplikaciju, informacije postaju dostupne na dlanu.

6. Ekološki aspekt i društveno odgovorno poslovanje

Zadnje, no nikako manje bitno, jest briga za okoliš. Ne zaboravimo slavnu mudru izreku: „Zemlju nismo naslijedili od svojih predaka, već smo je posudili od svojih potomaka.“ Organizacije koje su korisnici DMS-a svakako pridonose racionalnijoj upotrebi papira, smanjuju proizvodnju otpada, a samim time i pokazuju da su društveno odgovorne. Obaveza svakog pojedinca je što bolji, ljepši i čišći planet ostaviti našim potomcima. 

DMS zasigurno ne spada u one alate i rješenja bez kojih ne možete poslovati niti funkcionirati u svome poslovanju. DMS spada u ona rješenja koja kada krenete koristit ćete se pitati kako ste prije mogli bez njih te zašto vam je toliko vremena trebalo za takvu odluku.