Što je MPS ili Managed Print Service?

MPS ili Managed Print Service je termin koji se sve češće spominje u poslovnom okruženju, a glavni razlog za omogućavanje ostvarivanja ušteda i povećanje produktivnosti u (malim i velikim) organizacijama. Ako niste sigurni o čemu se točno radi i može li MPS unaprijediti i vaše poslovne rezultate, na pravom ste mjestu, jer su ovo samo neka od pitanja na koja odgovaramo u nastavku!

Koliko često ste samostalno pokušali otkloniti kvar na nekom printeru, potrošili svoje vrijeme, a na kraju ste ipak zvali servisera i tražili stručnu pomoć? Koliko ste puta trčali u kupovinu jer ste baš prije važne prezentacije ostali bez tonera u vašem multifunkcijskom uređaju? Koliko često ste pokušali izračunati koliki su stvarni troškovi ispisa? Sigurno ne samo jednom.

Ugovaranjem MPS-a ili Managed Print Service-a, kompletna briga oko ispisnih uređaja prebacuje se na pružatelja usluge, odnosno MPS partnera. Osim upravljanja printerima, partnerov zadatak je i upravljanje kompletnim ispisom, što podrazumijeva razvoj strategije ispisa, kopiranja i skeniranja unutar vaše organizacije, ali i razvoj politika koje pomažu u optimizaciji procesa, a time i ostvarivanju ušteda.

Brojne su prednosti MPS-a, a kako izgleda proces njegove implementacije nakon dogovaranja usluge, saznajte u nastavku.

Kako izgleda implementacija MPS projekta?

Svako MPS rješenje potpuno je jedinstveno zbog individualnih potreba i navika korisnika, a proces njegove implementacije podrazumijeva četiri osnovna koraka:

1. Procjena trenutnog stanja i procesa ispisa

Inicijalna procjena uključuje odgovaranje na nekoliko standardnih pitanja koja će osigurati informacije nužne za kvalitetno planiranje MPS rješenja savršeno prilagođenog vašoj organizaciji. Neka od ovih pitanja uključuju:

• Koliko osoba radi u odjelu?
• Koliko su djelatnici udaljeni od najbližeg ispisnog uređaja?
• Koliko printera, multifunkcijskih i fotokopirnih uređaja trenutno posjedujete?
• Koliko se dokumenata ispisuje na dnevnoj / tjednoj / mjesečnoj bazi?
• Koji je omjer crno-bijelog ispisa naspram ispisa u boji?
• Koje su vrste i formati papira optimalni za potrebe organizacije?
• Navike skeniranja - koliko se skenira, u koju svrhu se skenira, gdje se pohranjuje?
• Skenirani dokumenti?

2. Planiranje personaliziranog MPS rješenja

MPS partner na osnovu dobivenih informacija, iskustva i najbolje prakse izrađuje plan i individualno skrojeno idejno rješenje za korisnika. Kvalitetni planovi bi svakako trebali sadržavati:

• Predviđeno smanjenje troškova ispisa,
• Prijedlog za povećanje produktivnosti i
• Smanjenje štetnog utjecaja na okoliš, segment koji se nikako ne smije izostaviti iz planiranja idejnog MPS rješenja.

3. Implementacija opreme i pripadajućih rješenja

Implementacija opreme i procedura vrši se nakon izrade finalnog plana koji je odobren od strane krajnjeg korisnika. Kao bitan korak implementacije svakako su i:

• Edukacija korisnika,
• Prezentiranje politike ispisa,
• Prezentiranje koristi koje MPS projekt donosi krajnjem korisniku.

4. Optimizacija MPS rješenja za još bolje rezultate

Optimizacija je korak koji zapravo nikada ne završava. MPS partner treba kontinuirano korisniku davati prijedloge za dodatnu prilagodbu upotrebe multifunkcijskog uređaja, printera, skenera i ostalih uređaja u floti. Ovdje se od MPS partnera očekuje doza proaktivnosti, na način da s krajnjim korisnikom kontinuirano dijele najbolji primjere iz prakse i najnoviji trendovi na tržištu.

Uz to, organizacije su živi organizmi - broj zaposlenika, potrebe i navike ispisa i skeniranja kontinuirano se mijenjaju. Iz tog je razloga neprestana optimizacija nužna kako bi vaša ispisna infrastruktura iskorištavala svoj maksimalni potencijal, odnosno kako biste izbjegli nepotrebne gubitke na budžetu i produktivnosti.
Kontaktirajte nas i provjerite mogućnosti ostvarivanja ušteda i povećanja produktivnosti u vašoj organizaciji. Kao Canonov Platinum Partner, jamčimo da ste u sigurnim rukama!