Vodič za odabir optimalnog DMS sustava

Tradicionalne metode organizacije, pohranjivanja i dijeljenja informacija u fizičkom, papirnatom obliku najčešće rezultiraju:

• smanjenom učinkovitošću,
• relativno niskom preglednošću postojeće dokumentacije te
• upitnom sigurnošću.

Instalacijom DMS-a, odnosno sustava za upravljanje dokumentima, smanjuje se ovisnost o papirnatoj dokumentaciji, što dovodi do jednostavnijeg pristupa dokumentima, bolje kontrole i praćenja informacija u poslovanju. Smanjenje vremena potrebnog za obavljanje administrativnih procesa zaposlenicima ostavlja više vremena za bitnije elemente njihovog posla. To dovodi do povećane produktivnosti i učinkovitosti na razini pojedinca, ali i cijele tvrtke.

Na tržištu su dostupna brojna rješenja za upravljanje dokumentima, što vlasnicima tvrtki često zadaje glavobolje prilikom odabira onog pravog za njihovo poslovanje. Koji su neki od najvažnijih faktora na koje je važno obratiti pažnju, saznajte u nastavku!

Razmislite o potrebama tvrtke i odaberite sustav na temelju dostupnih funkcionalnosti

DMS se često percipira kao digitalna arhiva dokumenata, što je samo djelomično istina - ovakvi sustavi pružaju brojne funkcionalnosti koje olakšavaju svakodnevni rad te često mogu objediniti više različitih sustava u jednom softverskom rješenju.

Neke od osnovnih funkcionalnosti DMS-a mogu biti:

• Arhiviranje: dokumentacija o klijentima, dokumenti ljudskih resursa i određeni financijski dokumenti moraju biti pohranjeni i do nekoliko godina zbog zakonske regulative, a DMS sprječava njihovo gubljenje, oštećivanje i zauzimanje fizičkog prostora.
• Analiza poslovanja: kvalitetan DMS trebao bi omogućiti jednostavan pregled poslovanja, na temelju kojeg je moguće prilagođavati i unaprjeđivati poslovne procese. Uvid u izvještaje o prodaji, broj i obujam faktura obrađenih tijekom određenog vremenskog perioda i vrijeme koje su zaposlenici utrošili na projekte, samo su neke od informacija koje mogu biti dostupne u ovakvim sustavima.
• Oblak: kupnja i održavanje servera mogu generirati velike troškove. Neka DMS rješenja dolaze u Cloud obliku, čime se izbjegava potreba za serverima. Pouzdani pružatelji usluge DMS-a osigurat će kvalitetan Cloud s visokom razinom usluge i sigurnosti, usporedivom s onom koju pruža vlastiti server.
• Sljedivost: tko je napravio promjene u dokumentu? Koja je posljednja verzija? Gdje je spremljen dokument? Ovo su samo neka od učestalih pitanja koja se pojavljuju prilikom zajedničkog rada na projektima, a DMS će ponuditi odgovor na njih na vrlo jednostavan i pregledan način te tako doprinijeti boljoj organizaciji.
• Povezivanje s drugim programima: integracija DMS-a i, primjerice, e-mailova, omogućuje povezivanje e-mailova s pripadajućom dokumentacijom. Napredniji sustavi omogućuju i određenu razinu automatizacije, zbog koje sustav samostalno može preuzimati i pohranjivati informacije iz primljenih poruka, poput pošiljatelja, naslova i datuma. Ovo može biti vrlo korisno za praćenje velikog obujma primljenih poruka i povećanje učinkovitosti. Osim s e-mailom, DMS je moguće povezati i s drugim programima unutar kompanije, kao što su ERP i CRM.

Funkcionalnosti značajno variraju i ovo je samo pregled onih osnovnih. Tu je još bezbroj različitih opcija, poput e-potpisa, mogućnosti korištenja na mobitelima i tabletima. Svaka je tvrtka jedinstvena, ima svoje poslovne procese, pa time i različite potrebe, što nas dovodi do iduće točke - modularnosti.

Odaberite modularni DMS za bolje iskustvo korištenja

Najkvalitetniji sustavi za upravljanje dokumentima napravljeni su na modularnom principu. To znači da će moći biti u potpunosti personalizirani za vašu tvrtku te da ćete unaprijed moći definirati koje su vam funkcionalnosti sustava bitne s obzirom na vaše poslovne procese.

Pojedini sustavi dolaze kao fiksna, univerzalna rješenja, zbog čega ćete platiti funkcionalnosti koje vam nisu potrebne, dok istovremeno možda nećete imati ono što bi vam moglo olakšati svakodnevno poslovanje. Individualni pristup svakom klijentu, savjetovanje i formiranje rješenja na temelju vaših potreba svakako je nešto što biste trebali očekivati od pružatelja usluge.

Odabirom ovakvog pružatelja dobit ćete najprimjereniji DMS za vašu tvrtku, a dodatan plus je i mogućnost naknadne nadogradnje sustava po potrebi.     

Pripazite na dostupnost korisničke podrške

Stručna podrška je vrlo važan element DMS-a, čak i ako se radi o sustavu koji je jednostavan za korištenje. Ovo je faktor o kojem mnogi ne razmišljaju prilikom odabira DMS-a, ali shvate njegovu važnost s pojavom prvih problema kod korištenja sustava.

Vrste i razina tehničke podrške značajno variraju od sustava do sustava. Za jednostavne probleme korisni su online materijali poput FAQ-a i kratkih video uputa, koje mogu pomoći u boljem razumijevanju korištenja i otklanjanju manjih poteškoća. Iduća razina je podrška putem e-maila, koja je također sjajna opcija ako se ne radi o vrlo hitnim situacijama. Najkvalitetniji oblik podrške je onaj u obliku izravnog telefonskog poziva, jer omogućuje direktnu komunikaciju sa stručnjacima i najbrže otklanjanje problema.

Ostali detalji na koje biste trebali pripaziti

Od svih dostupnih sustava za upravljanje dokumentima važno je odabrati onaj koji će najbolje odgovarati vašem poslovanju. Zato je svakako važno biti dobro informiran o njihovim funkcionalnostima, modularnosti i korisničkoj podršci koju će pružati nakon same instalacije.

Uz to, prilikom donošenja odluke ne zaboravite na još nekoliko važnih detalja:

• Jednostavnost korištenja: ako je DMS intuitivan i jednostavan za upotrebu, korisnici će ga brže usvojiti, što će smanjiti potrebu za dugotrajnom obukom i povećati njihovu produktivnost.
• Mogućnost brzog pretraživanja: DMS s naprednim mogućnostima pretraživanja omogućuje korisnicima da lako pronađu dokumente temeljem različitih parametara kao što su naziv, ključne riječi, datumi ili oznake. To štedi vrijeme i povećava radnu učinkovitost.
• Sigurnost: pojedini dokumenti sadrže osjetljive ili povjerljive informacije, zbog čega biste trebali obratiti pažnju na raspoložive mogućnosti zaštite podataka, kao što su kontrola pristupa, šifriranje podataka i praćenje aktivnosti korisnika.
• Mogućnost proširenja: organizacije rastu i mijenjaju se s vremenom. Upravo zato DMS treba imati mogućnost proširenja i nadogradnje kako bi mogao podržati povećanje broja korisnika, pohranjenih dokumenata i promjene u poslovnim zahtjevima. Fleksibilnost u pogledu kapaciteta i mogućnosti proširenja omogućuje organizaciji da se prilagodi promjenama i osigura da DMS može podržati njezin rast.

Oganj preporuka

Canon DMS rješenje Therefore zadovoljava sve navedene faktore i predstavlja cjelovito, modularno rješenje za koje je dostupna visoka razina stručne korisničke podrške od strane certificiranih Canon partnera. Širina dostupnih funkcionalnosti i jednostavnost korištenja uštedjet će vrijeme i omogućiti upravljanje poslovnom dokumentacijom i radnim procesima na učinkovit, ekonomičan i siguran način.