Kako smanjiti troškove ispisa u uredu?

Smanjenje troškova i povećanje prihoda u interesu su svake tvrtke. Iako je to oduvijek predstavljalo izazov, s naglim rastom cijena sirovina i energenata koje se odnose na gotovo sve industrije, danas je to možda još i teže nego do sad. No unatoč tome, situacija nije bezizlazna. Nijedna tvrtka nije savršena i uvijek se mogu pronaći određeni aspekti poslovanja koji nisu maksimalno učinkoviti, zbog čega možda dolazi do stvaranja nepotrebnih troškova. Jedan od tih aspekata vrlo je često i ispis.

Neekonomičnim korištenjem uredskih printera dolazi do gomilanja značajnih troškova, ali i povećanog negativnog utjecaja na okoliš. Ova situacija vrlo je učestala u tvrtkama svih veličina, a dobra vijest je da se može vrlo lako promijeniti.
Kako? Saznajte u nastavku, gdje smo vam pripremili nekoliko savjeta koji će vam pomoći u smanjenju
troškova ispisa!

Promijenite zadane postavke printera

Printeri i multifunkcijski uređaji za skeniranje i kopiranje nisu uvijek optimalno postavljeni, što
rezultira suvišnom potrošnjom papira i tonera. Najbrži i najlakši način za instantnu realizaciju
ušteda je mijenjanje zadanih postavki ispisa. Neke od njih su:

• Crno-bijeli ispis: Ispis u boji je relativno skup, pa ga je dobro koristiti samo onda kad je stvarno potreban. Namjestite zadane postavke na crno-bijeli ispis, te ih manualno promijenite po potrebi.
• Dvostrani ispis: Isto kao i kod crno-bijelog ispisa, za većinu interne dokumentacije najčešće je prihvatljivo koristiti dvostrani ispis, čime se potrošnja papira smanjuje za 50%.
• Promjene u samom dokumentu za ispis također će utjecati na smanjenje troškova. Sužavanje margina u tekstu i smanjivanje fonta neke su od mogućih opcija, a zanimljivo je da će i odabir fonta utjecati na troškove ispisa. Century Gothic, Garamond i Times New Roman primjeri su fontova koji zahtijevaju manju potrošnju tonera ili tinte u odnosu na glomaznije fontove, kao što je Arial.
• Korištenje Draft mode-a omogućit će pristojnu kvalitetu ispisa s manjim DPI-em, što će smanjiti potrošnju tonera ili tinte. Ovaj način rada je idealan za svu internu dokumentaciju koja ne mora nužno biti ispisana u vrhunskoj kvaliteti.

Zamijenite stare uređaje

Izbjegavanjem troška nabave novijeg modela pisača, potencijalno si radite medvjeđu uslugu. Trošak novog uređaja uglavnom je neznatan u odnosu na kasnije nastale troškove povezane s ispisom, koji podrazumijevaju nabavu papira, tinte ili tonera, te eventualnog servisiranja. Prosječni rok trajanja pisača je 3 do 5 godina, a njegovim istekom učinkovitost uređaja pada, kvarovi postaju učestaliji, pa tako dolazi do povećanih troškova. Uz to, tehnologija napreduje iz godine u godinu, pa će noviji modeli često u samom startu biti učinkovitiji nego što su stariji modeli ikada bili.
U Oganj ponudi očekuje vas široka ponuda vrhunskih Canon InkJet i laserskih pisača za svaki kapacitet ispisa, koji će pridonijeti optimizaciji troškova.

Prihvatite digitalan način rada

Iako će printer još dugo biti neizostavan dio opreme svakog ureda, velik dio papirnate dokumentacije može se digitalizirati. Najbolje rješenje za učinkovitu digitalizaciju poslovanja su DMS (Document Management System) sustavi. Oni omogućuju pohranjivanje fizičkih i digitalnih dokumenata putem software-a, te tako olakšavaju poslovanje, osiguravaju veću preglednost dokumentacije i podižu razinu sigurnosti. Zbog smanjene potrebe za ispisom, mogu znatno pridonijeti ostvarivanju ušteda. Kako odabrati idealan DMS, saznajte u blogu.

Iznajmljivanje opreme i MPS

Prednosti iznajmljivanja printera i multifunkcijskih uređaja su niski inicijalni troškovi, prebacivanje brige o održavanju i nabavi potrošnih dijelova na pružatelja usluge, te redovito mijenjanje opreme novijim i učinkovitijim modelima. No najveća prednost iznajmljivanja je MPS ili Managed Print Services usluga, koja se najčešće ugovara prilikom iznajmljivanja. MPS dolazi s personaliziranom politikom printanja i korištenja uređaja, koja je savršeno prilagođena pojedinoj tvrtki. Uz to, njen standardni dio je i redovita analiza troškova ovog dijela poslovanja, na temelju koje se rješenje kontinuirano optimizira. Na ovaj način tvrtka dobiva idealnu kombinaciju nove opreme i savršeno prilagođenog principa ispisa, što svodi troškove ispisa na minimum.

Temeljem naše dugogodišnje suradnje s tvrtkama iz brojnih industrija možemo zaključiti kako mnogi često na ispis troše znatno veća sredstva nego što je to realno potrebno. Ovih nekoliko (manje ili više) jednostavnih savjeta svakako će pomoći pri realizaciji ušteda, a za više detalja i personalizirani savjet slobodno nam se obratite. Oganj nudi cjelovito rješenje za digitalizaciju poslovanja i kreiranje sustava ispisa putem vrhunskih Canon DMS  i MPS  rješenja, koja se kreiraju prema potrebama klijenta, te tako prvenstveno omogućuju učinkovitije poslovanje, a među ostalim i uštede na ispisu.