Fiskalizacija 2.0 i arhiviranje e-računa u RH: Što poduzetnici trebaju znati?

Digitalna transformacija u Hrvatskoj napreduje, od obaveze uvođenja e‑računa za javni sektor, do nadogradnje fiskalizacije u cjelovitiji oblik. Takve promjene nameću tehničke i organizacijske zahtjeve poduzetnicima, ali istovremeno otvaraju mogućnost za bolju kontrolu, transparentnost i smanjenje administracije.

U nizu sljedećih blogova donijet ćemo pregled ključnih informacija o Fiskalizaciji 2.0 i arhiviranju e-Računa, uz praktične savjete za pripremu poslovanja te kako cijeli projekt Fiskalizacija 2.0. možete okrenuti u svoju koristi i omogućiti svojoj organizaciji niz prednosti holističkom pristupu uvođenja iste.

Što je Fiskalizacija 2.0?

Fiskalizacija 2.0 predstavlja modernizaciju postojećeg fiskalnog sustava, uvedenog 2013. godine. Cilj je da Porezna uprava ima gotovo trenutačan uvid u promet poduzetnika, uz proširenje nadzora na sve načine naplate - kartice, mobilna plaćanja i online transakcije. Jedna od ključnih izmjena je obavezna izmjena e‑računa između svih poslovnih subjekata u RH.

Bitno je znati da će računi morati biti digitalno potpisani i pohranjeni u formatu prilagođenom strojnoj obradi (najčešće XML), ali i da ostaju obaveze po pitanju čuvanja dokumenata - normativi poput zadržavanja od 11 godina prema Zakonu o PDV‑u i dalje vrijede. Uz to, računi moraju biti dostupni nadležnim tijelima u čitljivom formatu.
 

Tehnički i organizacijski izazovi za poduzetnike

Promjene sa sobom donose niz koraka koje poduzetnici moraju poduzeti da bi bili usklađeni:

• Priprema sustava za generiranje, prijem i pohranu e‑računa u odgovarajućem formatu, uz autentičnost i nepromjenjivost podataka.

• Uvođenje alata za detekciju dupliciranih računa, posebno u prijelaznim razdobljima kada može doći i do miješanja papirnatih i elektroničkih verzija.

• Osiguravanje da infrastruktura (serveri, softver, backup) podržava pohranu e‑računa i omogućuje pouzdan pristup, verzioniranje, te revizijske tragove.

• Edukacija djelatnika i prilagodba poslovnih procesa - tko je nadležan za arhiviranje, pristup, odobrenje i eventualne revizije.

Kako DMS rješenje može pomoći

Sustav za upravljanje dokumentima (DMS) je idealan alat za ispunjavanje svih ovih zahtjeva sa što manje ručnog unosa i grešaka:

• Omogućuje automatiziranu pohranu računa u odgovarajućim formatima (npr. XML), zajedno s metapodacima koji podržavaju strojnu obradu i referenciranje.

• Pruža workflow podršku, od prijema računa, njihove verifikacije, do arhiviranja i eventualne revizije s jasnim evidencijama tko je što i kada učinio.

• S obzirom da e‑računi često imaju vezu s drugim sustavima (ERP, računovodstvo), integracija DMS‑a omogućava da se podaci automatski usklade te spriječe dupliciranja i ljudske pogreške.

• Transparentnost i audit‑trail unutar DMS‑a omogućuju da se dokumenti pohrane sigurno, da budu provjerljivi, te da se ispune zakonske i regulatorne obaveze.

Suptilno, ali važno: standardizacija procesa arhiviranja i kontrole pristupa sprječava da dokumenti “nestanu u folderima” ili da se ne primjete duplicirane verzije računa, kao što je objašnjeno u vodiču Skenirali ste dokument - i što sada?

Rokovi, koristi i buduće prilike

Planirano je da se izmjena e‑računa između svih poslovnih subjekata u RH uvede od siječnja 2026. godine. U prijelaznom razdoblju ključno je imati sustave koji mogu detektirati i spriječiti greške, dupliciranje i neusklađene dokumente.

Koristi su višestruke: smanjenje troška administracije, brža obrada računa, bolja financijska kontrola, transparentnije poslovanje. Poduzetnici koji budu spremni, s dobrim sustavom za upravljanje dokumentima bit će u prednosti: manje problema s revizijama, manje kazni, bolja usklađenost s propisima.

Što možete odmah poduzeti

1. Analizirajte postojeće procese za prijem, verifikaciju i arhiviranje računa, identificirajte ručne točke i neusklađenosti.

2. Provjerite podršku softvera koji koristite za e‑račune (računovodstvo, ERP) za export/import formata, digitalni potpis i revizijske funkcionalnosti.

3. Razmotrite uvođenje DMS‑a (primjerice Therefore™ DMS) koji može automatizirati veći dio procesa.

4. Edukacija i definiranje uloga u dokumentacijskim procesima - tko je odgovoran za pohranu, tko za nadzor, tko za provjeru dupliciranja.

Prilike koje ne bi trebalo propustiti

Fiskalizacija 2.0 i obvezno arhiviranje e‑računa predstavljaju više od zakonske formalnosti — to je prilika da poduzetnici unaprijede digitalnu organizaciju, smanje operativne troškove i steknu veću kontrolu nad financijama. Pravi put je da se zakonske promjene iskoriste kao poticaj za uvođenje sustava koji će olakšati posao, a ne kao izvor stresa i prilagodbe u zadnji čas.