Prednosti korištenja MPS usluge

Svaki zaposlenik ureda u kojem se nalazi barem jedan pisač vjerojatno je svjestan koliko gnjavaže može prouzročiti samo jedan uređaj, a kamoli cijeli niz njih. Ispis možemo usporediti sa zdravljem - uzimamo ga zdravo za gotovo dok funkcionira ispravno, no kada dođe do problema svi postajemo svjesni njegove važnosti. Redovito nabavljanje papira i tonera, povremeni kvarovi i koordiniranje servisiranja, planiranje ušteda, kontrola sigurnosti… Ovo su samo neke od situacija koje svakom office manageru ili IT odjelu redovito zadaju glavobolje. No iako su mnogi već navikli na ovakve komplikacije, to ne mora biti standardna praksa.

 

Rješenje postoji u obliku MPS (Managed Print Services) usluge, koja će preuzeti potpunu brigu o printerima, multifunkcijskim i fotokopirnim uređajima. Redovita zamjena potrošnih materijala, popravci kvarova, planiranje personalizirane politike printanja, skeniranja i kopiranja na temelju potreba tvrtke, samo su neke od pogodnosti koje podrazumijeva MPS, o kojem više možete saznati na našem blogu.

Mnogo je prednosti koje će svaka tvrtka, bila ona mala ili velika, ostvariti dogovaranjem ove usluge, a neke od osnovnih donosimo vam u nastavku.

 

Ušteda novca

Jedno od glavnih obilježja MPS-a je kreiranje periodičkih izvještaja o potrošnji. Iz njih je moguće saznati detalje poput navika korištenja uređaja od strane odjela ili pojedinaca, kao i pregled potrošnje papira i tonera na uređajima. Ovi izvještaji pomoći će u definiranju suvišne potrošnje i tako pridonijeti boljoj organizaciji i smanjenju troškova. Osim toga, Managed Print Services pruža i mogućnost definiranja personaliziranih politika ispisa, prilagođenih potrebama tvrtke.

 

Primjerice, to znači da se unaprijed može postaviti crno-bijeli ispis na svim uređajima, korištenje ispisa u boji samo za pojedine korisnike ili ograničavanje broja ispisanih stranica na pojedinim uređajima. Mogućnosti uštede su zaista brojne te najčešće u tvrtkama nisu dobro iskorištene, zbog čega se na ispis troši značajno više sredstava nego što je realno potrebno. Know-how pouzdanih pružatelja usluge ukazat će vam na sve prilike za uštede koje se mogu iskoristiti, a stvarni doseg ovih promjena u konačnici će ovisiti o discipliniranosti korisnika.

 

Ušteda vremena i povećanje produktivnosti

Povećanje produktivnosti zaposlenika u interesu je svake tvrtke. Ona ovisi o mnogo faktora, a jedan od njih je i uredska oprema, među kojom su i pisači i multifunkcijski uređaji za kopiranje, ispis i skeniranje.

 

Redovita nabava i zamjena tonera i papira, uklanjanje povremenih blokada ispisa i eventualni popravci mogu se očekivati čak i kod najnovijih uređaja, a postaju posebno problematični kada se radi o neispravno konfiguriranim ili zastarjelim uređajima. U većim tvrtkama ovaj teret obično pada na zaposlenike IT odjela, kojima se otprilike jedna četvrtina zaprimljenih prijava odnosi na ovakve lako rješive probleme.

 

Sve ovo oduzima dragocjeno vrijeme koje bi zaposlenici mogli utrošiti na važnije zadatke tijekom radnog dana. MPS usluga rješava ovaj problem, zbog čega se sve više tvrtki odlučuje za nju.

 

Viša razina sigurnosti

Svaka organizacija želi da njezini povjerljivi dokumenti ostaju povjerljivi. GDPR i ostale direktive taj pritisak čine još većim jer se uz njih vežu i potencijalno visoke novčane kazne. Vrlo često organizacije u toj brizi zaborave na printere i multifunkcijske uređaje te prekasno shvate koliko su važni u tom kontekstu.

 

Uredski ispisni uređaji su vrlo često centar dijeljenja informacija, a MPS usluga pruža korisniku proaktivno djelovanje u vidu ograničenog pristupa uređajima, zavisno o njegovoj ulozi u organizaciji i identifikacije na istima.

 

S obzirom na individualne potrebe tvrtke, nad mrežom uređaja postavlja se odgovarajući sustav kontrole pristupa pomoću PIN broja ili kartice. Na ovaj način pristup ispisu, skeniranju i faksiranju imaju samo ovlaštene osobe, što uvelike povećava razinu sigurnosti nad dokumentacijom.

 

Ekološki prihvatljivije rješenje

Smanjenje potrošnje papira, struje i tonera ili tinte trebali bi biti neki od ciljeva svake društveno odgovorne tvrtke. Smanjivanjem potrošnje ostvarit ćete dvostruku korist - financijske uštede, ali i manji negativan utjecaj na okoliš.

Redovitom analizom izvještaja o korištenju uređaja te potrošnji papira i tonera, koja je dio MPS usluge, moguće je prepoznati na kojim je područjima moguće smanjiti nepotrebnu potrošnju i tako smanjiti svoj učinak na zagađenje planeta.

 

Briga u svakoj tvrtki ima i više nego dovoljno, pa zašto se ne riješiti barem jedne od njih, kad već postoji jednostavno rješenje? Bez obzira radi li se o tvrtki s jednim, 5 ili 10 uređaja, Canonovo rješenje za upravljanje sustavom ispisa bit će odličan odabir, jer će omogućiti nešto što je svima potrebno - povećanu uštedu, produktivnost i sigurnost.

 

Slobodno nam se obratite za više detalja i saznajte kako MPS može pridonijeti unaprjeđenju vašeg poslovanja.