Savjeti za učinkovitiji rad na daljinu
U zadnjih nekoliko godina velik je broj tvrtki bio primoran iskušati rad na daljinu, što je za mnoge bio prvi ozbiljniji doticaj s takvim načinom poslovanja. Iako za velik broj uredskih poslova rad na daljinu možda ne djeluje kao velik problem, ipak se pokazalo kako on sa sobom nosi određene izazove koji se mogu odraziti na produktivnost i učinkovitost.
Već na početku možemo reći kako univerzalne formule za optimalan rad na daljinu nema. No, ipak je moguće utjecati na neke opće elemente rada koji će svakom pojedincu u timu osigurati bolje uvjete, veću produktivnost, a u konačnici i bolje poslovne rezultate. U nastavku vam donosimo nekoliko savjeta koji bi mogli biti od pomoći u postizanju ovih ciljeva:
Digitalizacija dokumentacije
Digitalan način rada zaposlenika zahtijevat će i maksimalnu razinu digitalizacije dokumentacije. Arhiviranje fizičke dokumentacije ne samo da oduzima prostor, već uzrokuje i velike gubitke vremena u situacijama kada je potrebno pronaći određeni dokument u nepreglednoj skupini papira. A da ne govorimo o dodatnim komplikacijama koje nastaju prilikom rada na daljinu. Za maksimalnu jednostavnost procesa digitalizacije, ali i besprijekornu preglednost dokumentacije, sjajna je opcija ulaganje u profesionalni DMS sustav. Ovakva će rješenja olakšati remote-work jer će omogućiti da svi dokumenti budu dostupni na jednom centralnom mjestu s bilo koje lokacije.
Siguran pristup podacima putem clouda
Jednostavan i mobilan pristup dokumentaciji apsolutni je imperativ za učinkovit rad na daljinu, ali pritom se nameće pitanje sigurnosti - ako su dokumenti dostupni na cloudu, postoji li veća šansa da povjerljive informacije završe u krivim rukama? Odgovor ovisi o kvaliteti rješenja koje se koristi za upravljanje dokumentacijom. Kvalitetna rješenja imat će mogućnost dijeljenja pojedinih dokumenata s točno određenim članovima tima ili skupinama zaposlenika, kao i različite opcije koje će spriječiti neautorizirani pristup dokumentaciji.
Osim ove problematike, kod digitalnih dokumenata od iznimne je važnosti obratiti pažnju na postojanje njihovih backup verzija, kako biste izbjegli nepovratan gubitak važnih informacija.
Jasno definiranje obveza i odgovornosti
Je li vam se dogodilo da ste odradili neki zadatak i onda shvatili da ga je već odradio netko drugi? Ili možda da neki zadatak nije bio odrađen jer nije bilo jasno definirano tko ga treba odraditi? Pretpostavljamo da je jer se ovakve situacije povremeno događaju u svakom timu. No, bitno je spriječiti njihovo učestalo ponavljanje kako biste osigurali čim višu efikasnost pojedinaca i tima. Manjak face-to-face komunikacije tijekom dužeg perioda može dovesti do kaosa po ovom pitanju. Stoga se preporučuje definiranje striktnog workflow-a, uz koji će svaki član tima u svakom trenutku znati koje su njegove odgovornosti, čak i uz smanjenu razinu svakodnevne komunikacije.
Efikasnija suradnja na projektima
Određivanje workflow-a, odnosno raspoređivanje odgovornosti na pojedine članove tima, trebalo bi pridonijeti boljoj učinkovitosti, ali tu priča ne staje. Iako se kaže team work makes the dream work, timski rad se ponekad može pretvoriti u noćnu moru, čak i dok svi sjede u istoj prostoriji, a kamoli u situaciji gdje su članovi tima fizički razdvojeni.
Koja je zadnja verzija dokumenta? Tko je napravio određenu izmjenu? Koja je verzija validirana od strane nadređenog? Gdje je spremljen dokument? Ovo su samo neka od bezbroj nepotrebnih pitanja koja mogu proizaći prilikom timskog rada na daljinu.
Kako biste osigurali bolje iskustvo suradnje i veću preglednost grupnog rada na projektu, savjetuje se ulaganje u dobar sustav za praćenje timskog rada, koji će osigurati da sva ova pitanja postanu stvar prošlosti.
Kako smo spomenuli na samom početku, univerzalan recept za savršeno optimizirani rad na daljinu ne postoji, pa će otkrivanje idealne “recepture” za svaki individualni slučaj zahtijevati nešto truda i vremena. Kako biste u ovom procesu minimizirali broj pogrešaka, uzmite u obzir faktore iz teksta:
● digitalizaciju dokumentacije,
● pitanje sigurnosti,
● jasno definiran i pregledan workflow,
● preglednost timskog rada.
Idealno one-stop-shop rješenje koje obuhvaća ne samo ove, već i brojne druge funkcionalnosti, je Therefore™ Online, koji omogućuje upravljanje informacijama bez troškova posjedovanja i održavanja servera. I kada kažemo idealno, zaista to i mislimo - ovaj vrhunski Canonov poslovni sustav je u potpunosti modularan, zbog čega će biti individualno prilagođen svakoj pojedinoj tvrtki, bez obzira na veličinu tima ili industriju u kojoj posluje.
Slobodno nam se obratite za konzultacije i otkrijte kako vam Therefore™ može unaprijediti poslovanje i pojednostaviti rad na daljinu.