Blog
20.02.2023
Najam ili kupnja uredskih printera i fotokopirnih uređaja - što se više isplati?
Iako je kupnja novog printera najčešća opcija za većinu poduzeća, na tržištu postoji i alternativa u obliku najma ovog neizostavnog dijela uredske opreme. Fiksni i varijabilni troškovi ispisa, odnosno troškovi nabave uređaja, potrošnih materijala i održavanja, često mogu biti vrlo visoki.
Kupnja uredskih printera i fotokopirnih uređaja
Na svakom je voditelju poslovanja donošenje odluke o optimalnoj raspodjeli fiksnog budžeta za uredske troškove, u koje ulazi i ispis. Stoga je dobro biti upoznat s osnovnim prednostima i nedostacima kupnje i najma printera, kako biste mogli donijeti najprikladniju odluku za vaše poslovanje. Upravo ove informacije očekuju vas u nastavku.
Prednosti kupnje
- Jednostavnost: Kupnja novog uređaja često je jednostavniji proces od ugovaranja najma. S druge strane, za nju je potrebno dobro poznavati dostupne tehnologije, kako biste u konačnici odabrali uređaj koji najviše odgovara vašim potrebama.
- Dugoročno jeftinija opcija: Dugoročno gledano, kupnja novog printera ili multifunkcijskog uređaja može biti jeftinija u odnosu na najam, no niža cijena dolazi bez brojnih pogodnosti koje olakšavaju održavanje i nabavu potrošnih materijala.
- Fleksibilnost održavanja: Kupljeni uređaj je vaš, baš kao i kompletna briga o njemu. S obzirom da u ovom slučaju niste ugovorom vezani za drugu tvrtku, možete birati opcije održavanja, što najčešće nije slučaj prilikom najma.
Nedostaci kupnje
- Veći trošak odjednom: Kupnja novih uređaja za neke je tvrtke inicijalno prevelik trošak. Uredski printeri mogu biti poprilično skupi, pa će njihova kupnja smanjiti raspoloživi budžet za ostale dijelove poslovanja.
- Zastarijevanje opreme: Životni vijek printera je u prosjeku 3 do 5 godina, ovisno o modelu i navikama korištenja. Osim toga, u obzir treba uzeti i potencijalne promjene u potrebama ispisa, koje se mogu dogoditi i u kraćem periodu od navedenog. Prije ili kasnije, na raspolaganju ćete imati neadekvatni komad uredske opreme kojeg je potrebno reciklirati ili prodati, ako je još uvijek donekle funkcionalan.
- Dodatni troškovi: Troškovi nažalost ne staju s kupnjom uređaja. Osim kontinuirane potrebe za nabavljanjem tonera i papira, koja osim financijskih sredstava oduzima i vrijeme, za očekivati je da će se povremeno dogoditi i dodatni troškovi zbog mogućih kvarova uređaja.
Najam uredskih printera i fotokopirnih uređaja
Prije nego krenemo s prednostima i nedostacima najma printera, bitno je napomenuti kako je ova usluga u posljednje vrijeme prerasla u nešto više od samog unajmljivanja uređaja. Pružatelji usluge najma uglavnom nude kompletno rješenje u obliku Managed Print Service usluge, kojom osim osiguravanja printera ili multifunkcijskog uređaja, na sebe preuzimaju kompletnu brigu o uređajima, nabavi potrošnog materijala, servisiranju, ali i optimizaciji troškova ispisa.
Više o ovoj temi pročitajte u blog objavi koja objašnjava ključne prednosti MPS usluge.
- Niski inicijalni troškovi: S obzirom na potencijalno visoke cijene uređaja, njihova kupnja može predstavljati problem za pojedine tvrtke. Opcija najma i manjim tvrtkama omogućuje nabavu vrhunskih uređaja bez potrebe za plaćanjem visokih iznosa odjednom.
- Osiguravanje najprikladnije opreme: Istekom roka trajanja uređaja dolazi do komplikacija poput traženja novog uređaja te reciklaže ili prodaje starog. U slučaju najma, osim što će najmodavac preuzeti brigu o zastarjelom uređaju po isteku ugovora, otvara se i mogućnost produživanja ugovorne obveze, a time i jednostavnog nabavljanja novog uređaja koji će biti tehnološki napredniji, ali i prilagođeniji trenutnim potrebama tvrtke.
- Rješavanje brige o održavanju: Najam najčešće dolazi u kombinaciji s uslugom održavanja, koja će vas rasteretiti brige o nabavi potrošnih dijelova i servisiranja. Ovo je posebice velika prednost za tvrtke bez IT odjela.
- Knjiženje najma: Najamnina se ne knjiži kao obveza, već kao trošak, što znači da najam uredske opreme neće utjecati na likvidnost i kreditnu sposobnost tvrtke.
Nedostaci najma
- Viši ukupni trošak: Najam će u konačnici generirati veći trošak. No viša cijena najma printera dolazi uz već spomenute prednosti u odnosu na alternativu, pa je potrebno odvagnuti isplativost u slučaju pojedine tvrtke.
- Ugovorna obveza: Potpisivanjem ugovora o najmu obvezni ste isplaćivati ugovornu obvezu tijekom ugovorenog perioda, bez obzira koristite li uređaj ili ne. Kod kupljenih uređaja ovog problema nema, jer ćete ga u ovoj situaciji moći prodati i tako izgubiti značajno manje financijskih sredstava.
Što se više isplati?
Ukratko, točan odgovor na pitanje iz naslova ne postoji. I kupnja i najam printera imaju svoje prednosti i nedostatke, a odluku je potrebno donijeti s obzirom na potrebe poslovanja i individualnu situaciju u tvrtki. Što god odlučili temeljem svega navedenog, u Ognju ćete pronaći kvalitetno rješenje pitanja ispisa, bez obzira radi li se o kupnji novog uređaja ili najmu uredske opreme s mogućnošću nadogradnje s MPS uslugom.