Što nam je potrebno za transparentan i točan izvještaj u stvarnom vremenu?

Izvještaji, izvještaji, izvještaji…. Nešto što ćemo nebrojeno puta čuti iz usta odgovornih osoba da traže ostale sudionike svoga tima. No, što je zapravo potrebno za dobar izvještaj? Uzmimo za pretpostavku da imamo znanje i da imamo jasnu viziju koje parametre trebamo uzeti u obzir, kako dalje? Trebaju nam podatci. Od kud dobiti te podatke, kako ih prebaciti u izvještaj, zadovoljavaju li dobiveni podatci vremenske parametre. Primjerice, traži vas se izvještaj o sklopljenim novim Ugovorima za prvi kvartal, sada je travanj, a još niti jedan Ugovor nije unesen u sustav? Kako napraviti takav izvještaj uz pretpostavku da imate definirani rok od svog nadređenog. Razlozi zašto nisu uneseni mogu biti razni, primjerice nema se dovoljno vremena za ručno ukucavanje bitnih elemenata Ugovora, čeka se da dođe student/studentica pa da to sve po skenira,  trenutno se završava neki drugi projekt i nema se vremena za „administraciju“ i sl. Vrelo izgovora i razloga u ovakvim slučajevima, u praksi, je nepresušno. Isto tako, bitno je napomenuti da je dosta tih razloga i opravdano, stvarno se nema vremena zato što neki procesi primjerice nisu automatizirani, ovise samo o jednoj osobi u organizaciji i slično.

Kako nema dobrog obroka bez pripremljenih namirnica, tako nema ni izvještaja bez podataka. Vrlo često se u ovakvim slučajevima bitno vratiti na početak i snimiti procese te iste dokumentirati. Ukoliko postoje već navedeni procesi dokumentirani, utoliko je bitno provjeriti radi li se po istima zaista i u praksi ili je potrebno izvršiti dodatne korekcije u popisanim procesima ili u samoj praksi. Kada se trenutno stanje dokumentira, bitno je odrediti točke koje se mogu poboljšati i optimizirati. Vrlo često se u praksi nailazi da pri samome dokumentiranju procesa njegovi sudionice krenu sami proaktivno davati prijedloge na koji način se isti mogu optimizirati, no isto tako u ovoj fazi je dobro čuti i mišljenje stručne osobe van organizacije koja je spremna sagledati proces iz vanjske perspektive kao i, primjerice, podijeliti primjere iz najbolje prakse. Ovo je faza cijelog procesa, kada se nema trenutnog efekta na postojeći proces, no ovdje se stvara upravo onaj najdragocjeniji dio, stvaraju se nove prilike.

Idealan je scenarij kada se ovdje pronađu točke koje se mogu automatizirati uz pomoć nekog programskog rješenje kao što je ERP ili DMS. Ako govorimo o primjeru s početka bloga, primjerice sklapanje novih Ugovora, onda idealno rješenje može biti da se novi Ugovori rade iz predloška, da se po sklapanju uz pomoć OCR tehnologije isti skeniraju (ako je potrebna print verzija), Ugovor se pohrani u primjerice Canon DMS rješenje, da se konekcijama svi bitni elementi Ugovora automatski upišu i u ostale programe koje društvo nudi, primjerice ERP koji nam je bitan za samo izdavanje računa. Optimalno rješenje za neko društvo se vrlo često ne sastoji od samog rješenja, što je u današnjem svijetu tehnologije u potpunosti uredu. No, kompromisi se ne bi smjeli raditi u povezivanju tih istih alata i programa. Kombinacija programskih rješenja koja se koristi treba biti savršeno povezana, povezana tako da sustav funkcionira kao jedinka, da nema duplog rada i idealno je zapravo da korisničko iskustvo izgleda kao da se radi o jednom sinkroniziranom programu. Proces se može razrađivati, primjerice da odgovornoj osobi dolazi obavijest da Ugovor istječe recimo 3 mjeseca ranije. Tako se ima dovoljno vremena da se pristupi sklapanju novog Ugovora. No, recimo da ta ista osoba ne reagira na obavijest, DMS rješenje se može podesiti na način da odgovornoj osobi dolazi obavijest da odgovorna osoba po Ugovoru ne reagira ili je primjerice na godišnjem odmoru ili bolovanju. Zapravo ništa se ne prepušta slučaju, svi scenarij su predviđeni, podaci su ažurni, podatci iz DMS-a se lako prebacuju u stvarnom vremenu i ostaje na vama samo podesiti strukturu izvještaja i u kojem alatu ćete isti vizualizirati.