Spremni ste za Fiskalizaciju 2.0., a ulazne račune planirate odobravati ručno?

Fiskalizacija 2.0 donosi obvezne e-račune u B2B prometu, strukturirane podatke i automatizirane tokove rada. Ako još uvijek planirate ulazne račune odobravati ručno, vrijeme je za ozbiljno preispitivanje vašeg poslovnog procesa. Ukoliko nas već zakonodavac usmjerava u smjeru digitalizacije, zašto ne upotrijebiti maksimum iz nje i cijelu novu regulativu iskoristiti kao pokretni trenutak unutar Vaše organizacije i priliku za rast?

Fiskalizacija 2.0 i novi standardi e-računa

Fiskalizacija 2.0 uvodi obveznu razmjenu eračuna, s digitalnim potpisom, metapodacima i standardiziranim KPD šiframa. Sustavi omogućuju automatsku verifikaciju računa i integraciju s ERP i računovodstvenim sustavom. E-arhiva više nije opcija, zakonski je obvezna uz jasna pravila čuvanja i pristupa, što zahtijeva sustavsku podršku. Fiskalizacija 2.0 omogućuje i realtime provjeru dospjelosti računa te automatsko povezivanje s narudžbama, što ručno odobravanje čini neučinkovitim.

Rizici ručnog odobravanja ulaznih računa

Ručni proces odobravanja ulaznih računa donosi nekoliko kritičnih izazova:

• Pogreške u unosu – greške u iznosu, OIB-u ili datumu mogu uzrokovati probleme u poreznoj evidenciji.
• Kašnjenje u plaćanju – ručni procesi su spori, posebno kada račun prolazi kroz više odobrenja ili odjela.
• Nedostatak transparentnosti – teško je pratiti tko je odobrio račun, kada i s kojim komentarom.
• Neiskorišten potencijal integracije – eračuni su strukturirani za automatsku obradu i povezivanje s ERP sustavom; ručni proces to blokira.

Prednosti automatiziranog odobrenja ulaznih računa

Automatizacija i digitalni workflow donose višestruke prednosti:

1. Automatski unos e-računa u DMS ili ERP sustav.
2. Workflow za odobrenje – računi se automatski šalju odgovornim osobama prema unaprijed definiranim pravilima.
3. Transparentnost i praćenje – svaki korak od prijema do knjiženja dokumentiran je i dostupan za reviziju.
4. Integracija s e-arhivom – e-račun se automatski pohranjuje u sigurnu digitalnu arhivu, dostupnu za pretraživanje i izvještaje.
5. Jednostavnija i agilnija kontrola troškova – praćenje troškova na vašem pametnom uređaju.
6. Smanjenje pogrešaka – integrirani sustav može prepoznati duplicirane ili neusklađene stavke prije odobrenja, čime se sprječava pogrešna plaćanja i nepotrebne administrativne intervencije.

Nekoliko praktičnih koraka prema digitalizaciji odobravanja računa

1. Analiza trenutnog procesa – mapiranje svih koraka od prijema računa do knjiženja te razgovor s uključenim djelatniicma u proces.
2. Odabir sustava za digitalno upravljanje dokumentima (DMS) koji podržava digitalno odobravanje ulaznih računa, no može kasnije nadograđivati i za buduće procese.
3. Integracija s ERP i računovodstvenim sustavima radi automatskog knjiženja i provjere.
4. Dizajniranje personaliziranog procesa odobravanja ulaznih računa, poštujući pravila za odobrenje po ulogama, s notifikacijama i eskalacijom u slučaju kašnjenja.
5. Digitalna arhiva i izvještaji – pravilna pohrana i jednostavno izvještavanje.

Ručni proces odobravanja ulaznih računa postaje zastarjeli način upravljanja vašim ulaznim računima u doba Fiskalizacije 2.0. Automatizacija, digitalni workflow i integracija s DMS i ERP sustavima ne samo da osiguravaju usklađenost i sigurnost, već omogućuju:

• bržu obradu i likvidnost,
• smanjenje pogrešaka,
• transparentnost i kontrolu,
• oslobađanje zaposlenika za strateške zadatke.

Fiskalizacija 2.0 nije samo regulatorna obveza, to je prilika za optimizaciju procesa i modernizaciju poslovanja.